Un entretien sans formulaire d’adhesion signe est juridiquement nul et financierement irrecuperable. C’est la premiere etape — et celle que trop d’officines negligent.
En resume : L’adhesion du patient est une etape prealable obligatoire a tout entretien pharmaceutique. Elle se materialise par un formulaire de consentement signe, encadre par la convention nationale pharmaceutique et le RGPD. Ce formulaire formalise l’accord du patient, definit le cadre de l’accompagnement et protege les deux parties. Voici tout ce qu’il faut savoir pour le mettre en oeuvre correctement.
Qu’est-ce que l’adhesion du patient a l’entretien pharmaceutique ?
L’adhesion du patient est l’acte par lequel un patient donne son accord formel pour beneficier d’un accompagnement pharmaceutique dans le cadre des missions definies par la convention nationale pharmaceutique. Elle constitue le prealable indispensable a tout entretien.
Cette adhesion repose sur un double fondement juridique :
- La convention nationale pharmaceutique (article 28 et suivants) : qui impose le recueil du consentement avant toute prise en charge
- Le Reglement General sur la Protection des Donnees (RGPD) : qui exige le consentement eclaire du patient pour le traitement de ses donnees de sante
L’adhesion n’est pas un simple accord verbal. Elle se formalise par un formulaire d’adhesion signe par le patient et le pharmacien, qui fait office de contrat d’accompagnement therapeutique.
Le formulaire d’adhesion : contenu et obligations
Mentions obligatoires
Le formulaire d’adhesion doit contenir un certain nombre de mentions obligatoires pour etre conforme a la convention et au RGPD. Ces mentions garantissent que le patient dispose de toutes les informations necessaires pour donner un consentement eclaire.
Les elements qui doivent figurer sur le formulaire sont :
| Element | Description |
|---|---|
| Identite du patient | Nom, prenom, date de naissance, numero de Securite sociale |
| Identite du pharmacien | Nom, prenom, officine, numero RPPS |
| Type d’accompagnement | Nature de l’entretien (AVK, AOD, asthme, BPM, etc.) |
| Objet de l’adhesion | Description de l’accompagnement propose |
| Droits du patient | Droit de retrait, acces, rectification, opposition |
| Duree de l’accompagnement | Periode couverte par l’adhesion |
| Signature | Du patient et du pharmacien, avec date |
Format du formulaire
Le formulaire d’adhesion peut etre presente sous deux formats :
Format papier : le plus repandu en officine. Le formulaire est imprime, complete manuellement et signe par les deux parties. L’original est conserve par le pharmacien, une copie est remise au patient.
Format dematerialise : de plus en plus propose par les LGO modernes. Le patient signe electroniquement sur une tablette ou via un lien securise. Ce format est conforme a condition de garantir l’integrite et la tracabilite de la signature.
Le cadre RGPD applicable aux entretiens
Pourquoi le RGPD s’applique
Les entretiens pharmaceutiques impliquent la collecte et le traitement de donnees de sante, une categorie de donnees dites “sensibles” au sens du RGPD (article 9). Le pharmacien est considere comme responsable de traitement pour les donnees collectees dans le cadre de ses missions.
Ce statut implique des obligations specifiques :
- Finalite determinee : les donnees ne peuvent etre utilisees que pour la realisation de l’entretien et le suivi du patient
- Minimisation : ne collecter que les donnees strictement necessaires
- Securite : proteger les donnees contre les acces non autorises
- Duree de conservation limitee : ne pas conserver les donnees au-dela de ce qui est necessaire
- Droits des personnes : permettre au patient d’exercer ses droits (acces, rectification, suppression)
Base legale du traitement
Pour les entretiens pharmaceutiques, la base legale du traitement des donnees repose principalement sur :
- L’execution d’une mission d’interet public (article 6.1.e du RGPD) : les entretiens pharmaceutiques sont des missions de sante publique prevues par la loi
- Le consentement explicite du patient (article 9.2.a du RGPD) : materialise par le formulaire d’adhesion
Cette double base legale renforce la securite juridique du traitement.
Recueillir le consentement : les etapes pratiques
Le processus d'adhesion du patient
Identifier le patient eligible
Reperez les patients eligibles via votre LGO (patients sous AVK, AOD, asthme, polymedicamentes). Verifiez que le patient n'a pas deja adhere aupres d'un autre pharmacien pour le meme accompagnement.
Informer le patient
Expliquez au patient la nature de l'accompagnement, ses benefices pour sa sante, le deroulement des entretiens, leur frequence et la gratuite pour lui. Repondez a toutes ses questions.
Presenter le formulaire d'adhesion
Remettez le formulaire au patient en detaillant chaque section. Insistez sur ses droits : droit de refuser, de se retracter a tout moment, d'acceder a ses donnees. Ne pressez jamais le patient.
Recueillir la signature
Le patient signe le formulaire s'il accepte. Le pharmacien (ou l'adjoint referent) contresigne. La date de signature est portee sur le document. Un exemplaire est remis au patient.
Enregistrer l'adhesion dans le LGO
Saisissez l'adhesion dans votre logiciel de gestion d'officine. Cela declenchera les alertes de suivi et permettra la facturation des futurs entretiens. Conservez le formulaire original dans le dossier patient.
Conservation des donnees et archivage
Durees de conservation
La conservation des donnees collectees dans le cadre des entretiens est encadree par plusieurs textes. Le pharmacien doit respecter les durees suivantes :
| Type de donnee | Duree de conservation | Fondement |
|---|---|---|
| Formulaire d’adhesion | Duree de l’accompagnement + 5 ans | Prescription civile (Code civil) |
| Comptes-rendus d’entretiens | Duree de l’accompagnement + 5 ans | Convention pharmaceutique |
| Donnees de facturation | 5 ans | Code de la Securite sociale |
| Dossier patient (donnees de sante) | 20 ans | Code de la sante publique (L.1111-7) |
Securisation du stockage
Les donnees collectees dans le cadre des entretiens sont des donnees de sante qui doivent beneficier d’un niveau de protection eleve :
- Stockage numerique : les donnees doivent etre hebergees sur des systemes conformes a la certification HDS (Hebergement de Donnees de Sante) ou dans le systeme securise du LGO
- Stockage papier : les formulaires doivent etre conserves dans un lieu ferme a cle, avec un acces restreint au personnel habilite
- Sauvegardes : des sauvegardes regulieres doivent etre effectuees pour prevenir la perte de donnees
Cas particuliers et situations complexes
Patient sous tutelle ou curatelle
Pour les patients sous mesure de protection juridique, le consentement doit etre recueilli aupres du tuteur ou du curateur selon la nature de la mesure. Le patient reste neanmoins associe a la decision dans la mesure de ses capacites.
Patient mineur
Les entretiens pharmaceutiques concernent principalement des patients adultes atteints de pathologies chroniques. Pour les rares cas impliquant des mineurs (asthme, par exemple), le consentement est recueilli aupres des titulaires de l’autorite parentale.
Refus du patient
Le patient est libre de refuser l’adhesion. Ce refus ne doit en aucun cas affecter la qualite de la dispensation de ses medicaments ni la relation therapeutique. Le pharmacien peut reproposer l’adhesion ulterieurement, sans insistance.
Changement de pharmacie
Lorsqu’un patient change de pharmacie, l’adhesion souscrite aupres du precedent pharmacien n’est pas transferable automatiquement. Le nouveau pharmacien doit recueillir une nouvelle adhesion s’il souhaite poursuivre l’accompagnement.
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Adhesion et facturation : le lien indispensable
L’adhesion du patient n’est pas seulement une obligation ethique et reglementaire. Elle conditionne directement la facturation des entretiens a l’Assurance Maladie.
Sans formulaire d’adhesion valide :
- L’entretien ne peut pas etre facture via le LGO
- La facturation peut etre rejetee en cas de controle par l’Assurance Maladie
- Le pharmacien s’expose a un remboursement des sommes indument percues
Il est donc essentiel de verifier la presence d’une adhesion valide avant chaque entretien et de maintenir un classement rigoureux des formulaires.
Bonnes pratiques pour optimiser l’adhesion
Pour maximiser le taux d’adhesion de vos patients tout en respectant le cadre legal :
- Formez toute l’equipe : chaque membre de l’equipe officinale doit pouvoir expliquer l’interet des entretiens et le processus d’adhesion
- Choisissez le bon moment : proposez l’adhesion lors d’un moment calme, pas au comptoir pendant une file d’attente
- Personnalisez le discours : adaptez votre argumentation au profil et aux preoccupations du patient
- Simplifiez le formulaire : utilisez un formulaire clair, lisible, sans jargon excessif
- Assurez le suivi : une fois l’adhesion recueillie, programmez rapidement le premier entretien pour maintenir l’engagement du patient
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Sources et references
Questions frequentes
Le consentement du patient est-il obligatoire pour un entretien pharmaceutique ?
Oui, le recueil du consentement du patient est une obligation legale inscrite dans la convention nationale pharmaceutique. Le patient doit donner son accord de maniere libre et eclairee avant tout entretien. Sans ce consentement, l'entretien ne peut pas etre realise ni facture.
Sous quelle forme doit etre recueilli le consentement du patient ?
La convention pharmaceutique prevoit un formulaire d'adhesion signe par le patient. Ce formulaire peut etre au format papier ou dematerialise. Il doit mentionner la nature de l'accompagnement, sa duree, les droits du patient (retrait, acces aux donnees) et le pharmacien referent.
Le patient peut-il se retracter apres avoir signe le formulaire d'adhesion ?
Oui, le patient peut se retracter a tout moment, sans avoir a justifier sa decision. Le pharmacien doit alors cesser l'accompagnement et en informer l'Assurance Maladie. Les donnees collectees restent soumises aux obligations de conservation legales.
Combien de temps faut-il conserver le formulaire d'adhesion ?
Le formulaire d'adhesion et les donnees associees doivent etre conserves pendant la duree de l'accompagnement plus une duree supplementaire conforme a la reglementation. En pratique, une conservation de 5 ans apres le dernier entretien est recommandee, conformement aux delais de prescription.
Un formulaire d'adhesion unique couvre-t-il tous les types d'entretiens ?
Non, en principe chaque type d'accompagnement (AVK, AOD, asthme, BPM) fait l'objet d'un formulaire d'adhesion distinct, car les finalites et les traitements de donnees peuvent differer. Certains LGO proposent neanmoins un formulaire multi-accompagnement conforme.
Le pharmacien doit-il declarer un fichier CNIL pour les entretiens ?
Depuis l'entree en vigueur du RGPD en 2018, la declaration prealable a la CNIL n'est plus obligatoire. En revanche, le pharmacien doit inscrire le traitement dans son registre des traitements et s'assurer de la conformite au RGPD (base legale, finalite, duree de conservation, droits des personnes).
Auteur
Dan AMZALLAG
Pharmacien | Fondateur InnovaPharm Consulting | Formateur Qualiopi
Pharmacien et fondateur d'InnovaPharm Consulting, Dan accompagne les officines dans le deploiement des entretiens pharmaceutiques et nouvelles missions avec des formations certifiees Qualiopi et le logiciel PharmaConsult.
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